Design Sprint

Minha experiência no curso da Mergo

Durante os dias 12 e 13/12, a PretUX me deu a oportunidade de participar do Workshop de Design Sprint da Mergo, ministrado por Richard Jesus. A seguir, compartilho algumas coisas que aprendi por lá.

O Design Sprint tem como objetivo resolver problemas de maneira eficaz, alcançando os melhores resultados no mínimo período de tempo. Pode ser utilizado nas mais diversas ocasiões: desde criar um novo produto ou analisar se um negócio é viável, até o aperfeiçoamento de um produto existente ou de sua estratégia de marketing.

Como sempre ocorre em Design, é necessário avaliar se o método é o mais adequado para alcançar os três pilares de um bom produto: humanamente desejável, financeiramente sustentável e tecnicamente viável, unindo experiência do usuário, marketing/negócios e desenvolvimento, respectivamente.

A metodologia pode ser utilizada de três maneiras:

Permanecendo dentro do escopo de ideia-aprendizado para poupar tempo e custo;
Como método para facilitar extrair resultado de pessoas: como elas interagem e reagem ao produto e quais suas impressões;
Como caixa de ferramentas para outros fluxos que necessitam de prototipação e teste rápido de ideias.

Originalmente, o método desenvolvido por Jake Knapp é dividido em seis fases distribuídas ao longo de cinco dias, porém é possível adaptar para concluir em três ou quatro dias. Nesse período, seguindo o método, é possível entender e criar. Entretanto, para que o método funcione dentro desta janela, são necessários alguns preparativos por parte dos facilitadores.

Pré-Sprint: planejamento e organização

Nesta fase, que deve ocorrer cerca de 2 a 3 semanas antes do Sprint, os facilitadores devem entender o projeto e providenciar o que for necessário para que seja possível cumprir o cronograma do Sprint de maneira proveitosa.

Deve-se reservar o espaço, definir o desafio, escrever o briefing do Sprint, conseguir suporte dos stakeholders, convidar o time e agendar conversas e entrevistas com pessoas que possam contribuir com o tema (experts), dando visão competitiva ao projeto, visualizando oportunidades de negócio e tecnológicas e indicando limitações.

➤ É essencial que os experts tenham ligação direta com o que se deseja solucionar, ainda que não esteja relacionado com o produto ou serviço como um todo.

➤ Ao se comunicar com experts e stakeholders e demais integrantes do time, é importante usar o vocabulário e o repertório das pessoas, em vez de jargões e frases prontas. Nem todos sabem o que é um Design Sprint, portanto explique o processo e os seus benefícios para conquistar a participação.

Sprint

Durante a Sprint, os facilitadores são responsáveis por toda a condução. Inicia-se preparando o espaço, separando água, café, lanches e materiais (lapiseiras, post-its, papel, etc) e apontando os líderes.

O Sprint Master será o responsável por indicar os métodos e controlar o tempo, corrigir o curso, tomar notas e resolver conflitos, se necessário. Engajar o time é importante para que todos contribuam e não se deixem levar por timidez ou intimidação por parte de outros integrantes.

O Decisor toma todas as decisões críticas do negócio, portanto é importante que seja eleita uma pessoa que corresponda ao papel.

➤Reduzir distrações é essencial para que tudo corra dentro do planejado, portanto, celulares e afins devem ficar longe das pessoas participantes.

➤Registrar tudo é importante para visualizar a evolução e construir o backlog do processo. Portanto, observe e tome notas e fotografe painéis.

Fases

Fonte: Design Sprint (Mergo User Experience)

Durante o workshop, praticamos uma versão reduzida do que seria um Sprint real, para que todas as atividades fossem distribuídas em 12 horas de conteúdo e prática, porém respeitando os períodos oficiais de cada etapa.

Meu time: Pedro Izidio, Graziele Martins, Graziela Gomes, Gabriel Gomes e Ederson Paixão.

Nosso desafio: Como podemos facilitar a entrada/transição de carreira para o mercado digital?

Dia 1: Entendimento e Definição

a) Mini-palestras (10–15 min cada): trazem conhecimentos dos experts para entender as maiores dores do processo detalhando tópicos importantes;

Elaboramos um roteiro para pesquisa qualitativa, abordando os tópicos: acessibilidade, tecnologia, diversidade e sociedade. Entrevistamos duas pessoas que passaram por migração de trabalho presencial para o remoto, por cerca de 15 minutos cada, para entender suas necessidades.

b) How We Might?/Como Nós Podemos? (15 min): o método consiste em transformar as dores identificadas nas mini-palestras em ideias e oportunidades, escrevendo-as em post-its. Os HWMs ou CNPs não devem ser nem muito amplos, nem muito específicos. Finalizando, é hora de construir um mapa de afinidades com os CNPs.

Ao todo, escrevemos 39 CNPs, que foram agrupados nas categorias: diversidade, acessibilidade, dinâmica da residência, sociedade, insumos, regime trabalhista e migração.

c) Votação (5 min): individualmente e em silêncio, cada participante vota em até 3 desafios que julga mais importantes para serem resolvidos. Como critério para avaliar em qual votar, pensamos em uma visão otimista e outra pessimista que possam ocorrer dentro de 2 anos.

O HWM mais votado

d) Mapeamento da jornada: escrevendo as pessoas participantes do processo no lado esquerdo (usuários, funcionários, stakeholders, etc) e seus objetivos finais no lado direito, descreve-se todo o fluxo da jornada. Este processo auxilia na criação de novas experiências para a pessoa usuária.

Dia 2: Sketch e Decisão

a) Problema comparável (5 min): é possível que já existam soluções para o problema trabalhado, precisando de aperfeiçoamento ou combinação com outras ideias. Não é necessário que sejam soluções diretamente ligadas ao produto/serviço como um todo, mas sim ao problema. Ex: se o problema é de atendimento, pode pesquisar empresas que são referência em atendimento, ainda que em ramos de negócios diferentes.

b) Crazy 8’s (8 min): dobrando uma folha de papel A4 três vezes, tem-se 8 retângulos. Em cada um deles, desenhamos uma ideia para a solução. O objetivo é obter uma ideia por minuto, totalizando 8 ideias distintas, ou seja, não são válidas variações ou etapas de uma mesma ideia.

Sketchs produzidos por Gabriel Gomes, Graziela Gomes, Helloise Mota e Pedro Izidio.

c) Detalhamento da ideia (60 min): individualmente, cada um escolhe, das 8 ideias geradas, aquela que pensa ser a melhor e a detalha em pelo menos 3 quadros ou estados.

d) Votação (3 min): hora de escolher a ideia que mais se adequa ao problema trabalhado. Todos votam individualmente e em silêncio. Em caso de empate, é possível testar as ideias concorrentes ou combiná-las em uma única solução. A decisão é tomada através de uma curta discussão em grupo.

Dia 3: Prototipação e Validação

Neste dia é vantajoso dividir as pessoas nas tarefas, definindo quem será responsável por criar, escrever, documentar, revisar, entrevistar, etc.

a) Storyboard (60 min): mapeando cada etapa do processo, ajuda o grupo a alinhar todos os parâmetros, para que não haja dúvidas ou erros de interpretação sobre o que será construído.

b) Prototipação: é construído um protótipo da solução mais votada para o produto ou serviço com a maior fidelidade possível dentro do tempo disponível.

▶ Protótipo Navegável — Workshop Design Sprint — Grupo 4 (figma.com), construído em Figma, por Pedro Izidio e Helloise Mota.

c) Estudo de usabilidade (30–45 min): é feito um estudo interno para avaliar se o protótipo atende às necessidades do usuário e se está claro como as tarefas são realizadas ou se mudanças são necessárias.

d) Entrevistas com usuários (30–45 min): hora da validação. De acordo com Jakob Nielsen, “85% dos problemas de usabilidade são descobertos com os 5 primeiros usuários”. Portanto, os usuários são de extrema importância nesta etapa. Na condução do teste, deve-se investigar o que gostaram, o que não gostaram e registrar suas dificuldades, o surgimento de novas perguntas e novas ideias.

Realizamos o teste com aplicativo navegável entrevistando 5 pessoas, com duração de 15 minutos cada, e organizamos seus feedbacks utilizando uma cor de post-it para cada uma delas.

Roteiro de Entrevista criado por Gabriel Gomes, Graziele Martins e Graziela Gomes.

Mural de Feedbacks

c) Análise dos resultados (30 min): finalizada a validação, é o momento de analisar o que deu certo, o que deu errado, quais são os aprendizados obtidos com o protótipo e quais são os próximos passos. Se possível, os stakeholders também podem participar desta etapa, agregando nos feedbacks e resultados das validações. Em seguida, é feita uma apresentação destes resultados para todos do time.

Pós-Sprint

Finalizados os três dias, é importante que o time permaneça motivado com o trabalho. Para isso, algumas práticas são recomendadas:

Promover o processo criativo;
Projetar ideias recém-criadas;
Espalhar a perspectiva do usuário;
Follow up: pequeno briefing do problema raiz; resumo das soluções (antes e depois); resumo geral do que foi feito (número de pessoas entrevistadas, rascunhos e ideias geradas, etc); agradecimentos e parabenizações.

Considerações finais

O processo de Design Sprint é bastante amplo e dispõe de várias ferramentas que podem ser utilizadas em cada uma das etapas, que devem ser analisadas para que sejam adequadas para o que o seu time deseja resolver. O texto acima retrata apenas a maneira que foi praticada ao longo do workshop. Para conhecer outras opções para o processo, recomendo o livro Sprint e o próprio Workshop da Mergo.

Por fim, gostaria de mais uma vez agradecer à comunidade PretUX pela oportunidade, a Richard Jesus pela didática e aos demais integrantes do meu grupo pelo trabalho colaborativo. Espero ter conseguido transmitir um pouco do conhecimento adquirido para outras pessoas.

Design Thinking vs Design Sprints, what’s the difference? | by Jonathan Courtney
O que aprendi após 50 Design Sprints | by Richard Jesus
From Idea to App Store: A Design Sprint Case Study | by Jonathan Courtney